Ser capaz de gerenciar seu tempo da maneira mais adequada é algo que deve ser feito o mais cedo possível. Na vida, quanto antes começar, você desenvolverá melhor essas habilidades. Dominar os truques de gestão do tempo durante seus 20-e-alguma-coisa anos vai te preparar para sucesso pelo resto da vida. Se ainda não tem nenhuma dessas habilidades, não se preocupe. Um passo de cada vez e logo estará domando item a item.
Use um aplicativo de agenda ou um calendário no notebook todos os dias
Mantenha todos seus compromissos na cabeça é ineficaz. Por isso pessoas bem-sucedidas e que sabem fazer bem a gestão do tempo usam agendas.
Por exemplo, use o Google Calendário. É gratuito e você pode configurá-lo para enviar lembretes por email para atividades importantes. Receber um lembrete por email sobre uma viagem que acontecerá dentro de alguns dias é muito útil.
Use uma ferramenta para gerenciar tarefas
Sim, manter uma lista de tarefas é vital para gerenciar seu tempo com sucesso. Num primeiro momento, vale usar bilhetes em papel.
Só que é muito mais eficaz usar uma ferramenta para o gerenciamento de tarefas (como Remember the Milk, Microsoft Outlook ou Nozbe).
Respeite a necessidade de ter de 7 a 9 horas diárias de sono
Privar-se do sono para ter mais diversão ou para adiantar ainda mais o trabalho é uma estratégia que só funciona a curto prazo. Apesar de conseguir executá-la com facilidade, principalmente durante seus 20-e-alguma-coisa, é cultivar um hábito destrutivo.
Estar cansado o dia inteiro significa que você não estará apto para utilizar seu tempo eficientemente, não importa quão organizado seja. Faça disso um hábito – ter de sete a nove horas legítimas de sono bom e natural a cada noite.
Faça uma retrospectiva dos últimos 7 dias
Aprender como fazer uma retrospectiva semanal é um dos melhores hábitos a serem desenvolvidos na vida para administrar seu tempo. O conceito da ‘Retrospectiva Semanal’ é um conceito criado por David Allen, autor do clássico livro sobre produtividade A arte de fazer acontecer.
Para começar uma retrospectiva semanal, siga os passos:
1. Primeiro, revise seu calendário da semana passada e da atual – procure por projetos inacabados, reuniões e outras questões que precisam de mais atenção
2. Em seguida, revise sua caixa de emails (a pessoal e a da empresa) e leia toda e qualquer mensagem pendente.
3. Por último, revise seus objetivos para o ano e faça planos no para trabalhá-los durante a semana seguinte.
Esta prática vai te ajudar a planejar melhor sua agenda e a evitar surpresas desagradáveis.
Planeje conquistar 4 horas de trabalho real por dia
Você sabia que gerentes de projetos costumam assumir que as pessoas não serão 100% produtivas no dia a dia? É verdade! Você pode ter uma jornada padrão de oito horas, mas a realidade é que apenas metade do dia será altamente produtivo.
O restante será consumido por reuniões, responder e-mails, navegar na internet e atividades semelhantes.
Dica: programe-se para o que for mais importante, coloque tarefas de alto valor pela manhã, antes de se cansar.
Foque em apenas uma tarefa de cada vez (nada de ser multitarefa!)
Ser multitarefa é uma péssima maneira de se trabalhar. Em vez disso, você conquistará mais se optar por uma atividade de cada vez. Por exemplo, aloque uma hora da manhã para trabalhar na proposta de um cliente, depois se dê um pequeno intervalo.
Separe tarefas estratégicas e tarefas mecânicas
Tarefas com alto valor estratégico são aquelas pelas quais empresas e clientes pagam por – um novo produto ou ideia, novas maneiras de reduzir custos e outras melhorias. Entretanto, é difícil entregar sacadas criativas o dia inteiro.
Quando a última hora do dia chegar e estiver cansado, use esse momento para as tarefas mecânicas como instalar atualizações no computador ou limpar a mesa de papéis velhos.
Domine projetos maiores ao quebrá-los em tarefinhas
A habilidade de dominar projetos maiores é um dos melhores truques para gestão do tempo. Por exemplo, se estiver responsável por uma conferência corporativa dentro de seis meses, o esforço pode parecer impossível.
Comece escrevendo um planejamento e pedindo conselhos a pessoas que executaram projetos parecidos.
Determine um máximo de 3 tarefas urgentes por dia
No começo do dia, é fácil chegar com uma lista de afazeres e uma pancada de tópicos nela. Infelizmente, telefonemas não esperados, pedidos de um chefe e outras ‘coisinhas’ rapidamente atrasam os melhores planos.
Em vez disso escolha apenas três tarefas importantes/urgentes por dia.
Aprenda a delegar tarefas no trabalho
Gerentes eficientes (e profissionais de sucesso) rotineiramente delegam tarefas e assim podem focar no próprio trabalho. Os passos básicos para delegar eficientemente: descreva bem a tarefa e seu prazo, explique-a para a pessoa que a irá fazê-la e peça para ser informado.
Delegue afazeres domésticos assim que você puder arcar com
Durante seus 20-qualquer-coisa, você terá dias difíceis adiante enquanto estiver começando sua carreira. Assim que tiver mais recursos, passe os afazeres domésticos.
Por exemplo, você pode querer usar o serviço de lavanderia ou contratar uma diarista.
Reveja o passado para tornar-se melhor, não se culpe
Repetir erros passados é uma das piores formas para fazer mal-uso do seu limitado tempo. Por isso faz sentido ter que revisitar regularmente seus projetos, suas entregas no trabalho e seus hábitos.
Por exemplo, se o seu smartphone fica sem bateria durante o dia no trabalho, compre um cabo para recarrega-lo no escritório. Essa melhoria poupará tempo e evitará frustrações no futuro.
Estipule prazos para cada tarefa
Criar datas-limite para si é uma das melhores maneiras de se manter organizado. Uma tarefa sem um prazo é combustível para frustração.
Se o seu chefe quiser algo até, digamos, sexta-feira, você pode imaginar o trabalho pronto até mesmo na quinta e ainda ganhar um tempo para revisá-lo.
Calcule o tempo entre deslocamentos
Usar mapas no celular e calcular o tempo gasto entre o ponto de saída e o destino é algo que nossa geração precisa aprender a gerenciar. Por exemplo, dá para imaginar se você deve demorar 10 minutos indo do escritório e para o prédio de um cliente. Isso quer dizer que não dá pra ficar toda hora pra lá e pra cá sem se cansar e manter o tempo.
Dica: planeje o deslocamento sempre usando uma situação pior do que o normal (trânsito, atrasos) – desta maneira você vai sempre ser pontual.
Coloque o descanso pessoal e atividades de lazer no seu calendário
Se você é motivado por conseguir resultados, é mais provável que negligencie a si mesmo e que trabalhe o tempo todo. É por isso que sempre devemos ter tempo na agenda para atividades prazerosas.
Por exemplo, você pode guardar as tardes de sábado para ler um livro ou para uma pelada com os amigos.
Tire intervalos durante um dia de trabalho
Ficar sentado numa cadeira do escritório o dia inteiro faz mal para sua saúde. Para preservá-la e ter foco – elementos chave para boa gestão do tempo – tire intervalos de 5 a 10 minutos para cada hora. Aproveite e dê uma volta.
É bem simples: busque um copo da água, estique as pernas por alguns minutos e será ótimo!
Aprenda a dizer ‘não’ eficientemente
Dizer ‘sim’ para novas responsabilidades é um jeito de crescer na sua carreira quando você começar. Ainda assim, este hábito pode acabar saindo do controle. Há pessoas que se sentem desconfortáveis com o uso do ‘não’ e acabam resistindo à ideia, mas quantas vezes já falamos ‘sim’ para as coisas erradas? Concordamos com exercícios impossíveis? Saber a hora de parar pode evitar muitos problemas.
Use seus valores para tomar decisões ligadas ao seu tempo
Entender a si mesmo é essencial para gerenciar o próprio tempo. Por exemplo, se seu bem mais precioso é a sua família, você deve gerenciar seu trabalho de acordo com o tempo que quer gastar com ela.
Descobrir e saber quais são seus bens, seus valores, é um desafio se nunca parou para pensar a respeito antes. Deve ser feito conscientemente.
Assuma os erros rapidamente e siga em frente
Reparar enganos é uma perda de tempo para todos, principalmente para você. Dá para conquistar muito mais na vida se assumirmos os erros, resolvermos os problemas e seguirmos em frente.
A maioria dos gerentes querem perdoar erros, principalmente se você for honesto e trabalhar muito para que não aconteça de novo.
