Toda empresa precisa se planejar financeiramente, mas nem sempre há um controle efetivo das despesas. Assim, gestores podem se surpreender com a quantidade de recursos alocados e que não surtiram efeito ou não geraram crescimento expressivo para o negócio. O orçamento base zero surge como uma forma de corrigir essa estratégia.
Esse tipo de orçamento funciona como uma reinicialização do planejamento financeiro. Ele também serve para empresas que estão nascendo, já que estimula uma mentalidade de responsabilidade fiscal. Continue a leitura para saber mais sobre o método e como implementá-lo!
O que é o orçamento base zero?
O orçamento base zero, também conhecido pela sigla OBZ, é uma metodologia de planejamento orçamentário que consiste, basicamente, em começar do zero. Desse modo, o empreendedor inicia a contabilização das despesas de um novo período e desconsidera as informações financeiras dos 12 meses anteriores.
O método tradicional de realizar um planejamento orçamentário se baseia, justamente, em anos anteriores. Mas o OBZ oferece uma nova abordagem, já que cada linha de despesa (incluindo custos fixos e variáveis) deve ser justificada.
Esse método vale a pena para empresas que detectaram erros na execução de planejamentos orçamentários anteriores ou para aquelas que estão começando do zero e ainda não têm dados de anos anteriores para se basear.
Como fazer um orçamento base zero?
Conheça algumas das atividades necessárias para preparar o seu próprio orçamento base zero.
Conscientize os colaboradores
Em primeiro lugar, é muito importante que a metodologia seja bem explicada para toda a equipe que participará da elaboração. Desse modo, todos estarão alinhados em relação aos objetivos e os funcionários terão conhecimento o suficiente para propor mudanças e ajustes, caso necessários.
Separe os setores
Como o orçamento base zero propõe uma análise do zero, é uma boa ideia realizar análises individuais para traçar gastos e despesas de maneira precisa. Departamentos como vendas, marketing, entre outros, devem ser trabalhados individualmente.
Identifique e analise as despesas
O OBZ também é caracterizado por uma análise cíclica das despesas. Portanto, identifique custo por custo, caracterizando por diferentes departamentos e tipos de despesa.
Nessa etapa, softwares de gestão ou planilhas são fundamentais para manter o controle. Será necessário se aprofundar nos detalhes financeiros, analisando cada item de despesa, envolvendo os custos fixos e variáveis.
Determine o valor mínimo para a empresa operar
O chamado valor limiar se refere ao montante mínimo para a empresa conseguir operar. Ele considera os custos fixos e a média dos variáveis, por exemplo. Por isso, é preciso defini-lo para garantir um orçamento mais realista possível.
Analise o valor agregado
Nessa etapa, o objetivo é identificar a relevância de cada gasto, principalmente na comparação com os objetivos estratégicos do negócio. O OBZ tem uma grande ênfase em custos que geram valor agregado, isto é, que têm maior chance de gerar crescimento para o negócio.
Negocie o orçamento com os gestores de cada departamento
É preciso ter em mente os motivos que sustentaram a criação de um orçamento tão minucioso. Pode ser a redução de gastos, a capacidade de operar com um volume menor de recursos ou qualquer outro. Com essas prioridades em mente, será mais fácil negociar o orçamento com os líderes de cada setor.
Quais são as vantagens do orçamento base zero?
Agora, vamos conhecer as principais vantagens de utilizar o método do orçamento base zero.
Controle e visualização das despesas
No método OBZ, cada setor detalha os gastos previstos para o próximo ciclo de planejamento financeiro estratégico. Isso permite mapear as despesas com maior profundidade, ao contrário de metodologias mais generalistas e que não avaliam os custos individualmente.
Incentivo à responsabilidade fiscal
O orçamento base zero ajuda uma empresa a romper ciclos viciosos de orçamentos malsucedidos. No caso de empreendimentos que estão começando, serve como uma maneira de se acostumar a um controle rigoroso dos gastos.
Isso porque a metodologia mobiliza diferentes equipes e colaboradores a analisar as necessidades da empresa e pensar em novas soluções para eliminar desperdícios e gastos excessivos.
Alocação estratégica de recursos
Muitas vezes, a empresa já investe o suficiente, mas a alocação correta dos recursos é o verdadeiro desafio. Como o orçamento base zero prega a necessidade de justificar detalhadamente cada despesa feita, será possível mapear as áreas cujos gastos podem ser cortados sem prejuízo às atividades-fim ou à produtividade do negócio.
Capacidade de readequação às demandas do mercado
Empresas que atuam em mercados que oscilam muito podem utilizar o OBZ para ajustar rapidamente as suas necessidades de negócio, quando for necessário, como acontece em crises econômicas.
Afinal, quando o planejamento pode ser redefinido do zero, será possível responder, de maneira ágil, a novas oportunidades ou desafios impostos pelo setor. Desse modo, a companhia não se prende a métodos engessados, que dificultem mudanças de rota em termos de uso dos recursos financeiros.
Quais são as desvantagens do orçamento base zero?
Entre as desvantagens está a complexidade de iniciar um planejamento orçamentário totalmente do zero. Um exemplo disso é a necessidade de criar justificativas para despesas, sem a possibilidade de aproveitar razões de anos anteriores.
Em empresas grandes, implementar um orçamento base zero é um verdadeiro desafio, principalmente quando pensamos na quantidade de dados e informações com as quais os profissionais terão que lidar. Além disso, há aqueles negócios com estrutura de custos mais fechada, fazendo com que menos pessoas tenham acessos aos dados.
Quando usar o orçamento base zero?
O orçamento base zero pode ser utilizado quando a empresa precisa reavaliar os seus gastos, sobretudo naqueles casos em que existe dificuldade em apontar os resultados de investimentos e o uso adequado dos recursos.
Outra oportunidade é utilizar o OBZ para identificar fraudes, desperdícios e desvios, que fujam do radar de um orçamento tradicional. Para empresas mais novas, esse método surge como uma maneira de incentivar a responsabilidade fiscal, desde os primeiros passos do empreendimento.
Como vimos no artigo, o orçamento base zero é um instrumento financeiro versátil, muito útil para empresas veteranas que querem controlar melhor as despesas financeiras e investimentos. No entanto, ele também é um trunfo de empreendimentos ainda nos estágios iniciais, que querem planejar melhor os seus gastos e as suas receitas.
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