Saber o que é DIRF, e até quando enviar é um conhecimento que todo gestor ou administrador deve possuir.
Trata-se de uma obrigação acessória das empresas, cujo corpo carrega uma série de informações de cunho tributário a enviar à Receita Federal anualmente. A companhia preenche um formulário eletrônico em um sistema próprio do órgão e transmite a declaração contendo tais informações.
Nosso objetivo com este post é apresentar o conceito de DIRF, bem como as principais questões que você deve saber sobre essa obrigação acessória. Confira tudo sobre o assunto e evite cair na malha fina por desconhecimento das regras!
O que é DIRF?
Trata-se de uma declaração que todas as empresas devem apresentar à Receita Federal do Brasil (RFB), independentemente da forma de apuração do referido tributo. Ela carrega consigo os dados relativos às retenções, aos pagamentos e créditos do Imposto de Renda retido na fonte.
Por ser considerada uma obrigação acessória, a empresa que não enviar a DIRF até o prazo previsto pela legislação pode sofrer multas e demais sanções, aplicadas pela Receita — falaremos sobre elas mais para frente.
Os dados informados na DIRF são cruzados com as informações contidas nas declarações do Imposto de Renda e de ajuste anual das pessoas físicas. Sendo assim, o objetivo dessa relação é detectar inconsistências entre os dados informados nos referidos arquivos com as informações transmitidas pela empresa a partir da DIRF.
Encontrando disparidades, a Receita Federal convoca o contribuinte para prestar esclarecimentos e resolver qualquer que seja a pendência, que pode estar no documento ou na declaração do IR enviada ao órgão. Portanto, isso ajuda a reforçar a importância de guardar tudo o que se refere à sua declaração.
Mas DIRPF e DIRF não são a mesma coisa?
A quantidade de pessoas que confunde o que é DIRF com o que é DIRPF é tão grande que até a própria Receita Federal faz um alerta nas páginas de orientações sobre a DIRF, dizendo para o contribuinte não confundir essa declaração com a do Imposto de Renda da Pessoa Física (DIRPF).
Para não deixar dúvidas sobre essa diferenciação, explicamos melhor: a Declaração do Imposto de Renda retido na Fonte (DIRF) é a declaração feita pela fonte pagadora. Portanto, informa ao Fisco todos os valores transacionados que resultaram em contribuições ou IR retido na fonte, rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários.
É a declaração da empresa, que será posteriormente confrontada com a DIRPF dos funcionários, no intuito de conferir se há inconsistências em algum dos arquivos.
Quem deve enviar a DIRF?
A obrigação acessória atinge todas as empresas que, no ano-calendário anterior, pagaram rendimentos em que houve a incidência do IRRF, mesmo que isso tenha acontecido em um único mês. Sendo assim, as empresas tributadas pelo Simples Nacional também devem a enviar a declaração.
A obrigatoriedade se estende àqueles negócios que efetuaram remessa, crédito ou pagamento em âmbito internacional de valores referentes a aplicações financeiras, juros sobre o capital próprio, aluguéis, royalties, fretes internacionais, previdência privada, entre outros.
Quando enviar a declaração?
Geralmente, o prazo de entrega dessa obrigação se dá entre o 15° e o último dia útil do mês de fevereiro. Contudo, essa data é regulada por meio de instruções normativas ou alterada por medidas provisórias.
No entanto, esse deadline foi alterado por problemas no sistema, passando para o dia 27 do mesmo mês. Já o prazo para a entrega da DIRF 2018 (ano-calendário 2017) foi até as 23h59 do dia 28 de fevereiro.
Como você pode perceber, não há um dia específico, como acontece com outras declarações. E é exatamente por isso que é essencial ficar sempre atento às notícias sobre o assunto dentro do mês de envio da obrigação acessória em questão.
Como a DIRF é elaborada e transmitida?
O preenchimento da DIRF é em um sistema próprio da Receita Federal: o Programa Gerador de Declarações (PGD). Anualmente, esse sistema passa por atualização pelo órgão e disponibilizado gratuitamente aos contribuintes.
Voltando à data limite para envio da declaração, é justamente a disponibilização desse sistema o maior fator causador das prorrogações de prazo pelo governo.
Quando o PGD não é disponibilizado a tempo, acaba sendo necessário oferecer um período maior para que as empresas façam o download, preencham e transmitam a declaração.
Outro ponto importante sobre a elaboração e o envio da DIRF diz respeito à assinatura do documento. Por se tratar de uma declaração 100% eletrônica, é necessária a utilização de um certificado digital para dar veracidade, validade jurídica, confiabilidade e segurança aos dados que estão sendo transmitidos à Receita Federal.
O que preencher?
Muita gente sabe o que é DIRF, mas não sabe direito como preencher os dados. Na prática, além das informações gerais sobre o contribuinte responsável pelo preenchimento e envio, é necessário informar na declaração:
- os valores retidos na fonte em reais, devidamente fracionados em centavos, sendo discriminados por mês de pagamento e pelos seus respectivos códigos de receita;
- todos os rendimentos tributáveis ou isentos de declaração obrigatória que foram pagos ou creditados dentro do país;
- os rendimentos que foram pagos, entregues, creditados, empregados ou remetidos a residentes ou domiciliados no exterior;
- dados dos beneficiários, pessoas físicas e jurídicas;
- informações sobre plano de saúde empresarial, contendo o CNPJ da operadora e o CPF dos beneficiários e de seus dependentes, bem como o valor da participação do plano e eventuais reembolsos recebidos.
Deve-se iniciar o preenchimento da DIRF indicando cada um dos beneficiários, com seus respectivos CPFs ou CNPJs. Em seguida, é preciso informar quanto cada um recebeu, o mês de pagamento e o respectivo código da transação.
O mais importante é se atentar a critérios de declaração para não declarar desnecessariamente ou, pior que isso, deixar de declarar.
Outra questão importante é que, se a empresa tiver matriz e filial, todos os dados de ambas devem estar contidos em um único formulário eletrônico, sendo que cabe à matriz remeter os registros à Receita Federal.
Posso retificar a DIRF?
É possível, sim, retificar a DIRF! O documento retificador deve conter todas as informações da declaração original, com as devidas alterações, exclusões ou adições, conforme o caso. Essa nova declaração substituirá integralmente a anterior.
O que acontece se a DIRF não for entregue?
Você pode até não compreender muito bem o que é DIRF, mas deve desconfiar que, assim como a Declaração de Ajuste Anual do Imposto de Renda sobre a Pessoa Física, o não cumprimento dos prazos do Fisco pode causar uma enorme dor de cabeça.
Como mencionamos, a DIRF é uma obrigação acessória. Dessa forma, a empresa que não cumpre com a determinação, que transmite os dados fora do prazo ou que incorre em erros e omissões sem retificar a declaração sofrerá multas e sanções, nos termos da Instrução Normativa SRF 197, de 2002:
- em caso de não apresentação da declaração dentro do prazo, haverá a aplicação de multa de 2% por mês ou fração, incidentes sobre o valor dos tributos e contribuições informados na declaração, ainda que totalmente pagos, respeitado o limite de 20%;
- cobrança de 20 reais por grupo de 10 incorreções ou omissões detectadas;
- a multa mínima é de 200 reais para pessoas físicas, jurídicas inativas ou optantes pelo Simples Nacional, e de 500 reais para os demais casos.
Vale lembrar que essa multa cai em 50% quando apresentar a DIRF após o prazo, mas antes do início de qualquer procedimento administrativo de cobrança. E em 25%, caso apresentar a declaração dentro do prazo da intimação.
Para efeito de penalidade, são consideradas não entregues todas as declarações fora das especificações técnicas que a Secretaria da Receita Federal (SRF) estabelece. Nesse caso, o contribuinte recebe uma intimação para apresentar a declaração correta em 10 dias, sob pena de aplicação das multas que acabamos de citar.
O que deve ser observado após o envio da DIRF?
Saber o que é DIRF se limita apenas a entender o que fazer para enviar a declaração, certo? Errado! A obrigação do contribuinte não termina após a remessa desse arquivo eletrônico.
Depois de realizados todos os procedimentos descritos até aqui, é preciso entregar a relação de rendimentos aos colaboradores que obtiveram renda igual ou superior ao patamar exigido pelo Fisco. Bem como a relação dos valores pagos individualmente a título de contribuição à previdência social e a planos de saúde.
Portanto, como os funcionários usarão esse documento para preencher sua declaração do IR, é extremamente importante que ele reflita exatamente o que está na DIRF para não dar margem a divergências.
Nos casos em que não houver vínculo empregatício, além das informações de aluguéis e royalties, a empresa deve informar todas as transações incluídas na DIRF que tiveram valores acima de 6 mil reais, mesmo que não exista retenção de imposto.
E em 2018?
As regras para a DIRF 2018 foram publicadas em novembro de 2017, por meio da Instrução Normativa RFB 1.757. Acompanhe algumas informações importantes para o contribuinte!
Alvos
De acordo com o artigo 2º da Instrução Normativa citada, são obrigadas a apresentar a DIRF 2018 as pessoas jurídicas de direito público e privado, filiais/sucursais de pessoas jurídicas sediadas no exterior, associações e organizações sindicais, condomínios, administradoras/clubes de investimento, titulares de serviços notariais de registro e órgãos gestores de mão de obra em portos.
Limites
Segundo o artigo 12, as pessoas jurídicas que deverão apresentar a DIRF 2018 precisam informar todos os beneficiários de rendimentos:
- do trabalho assalariado, quando o valor pago durante o ano foi de, no mínimo, 28.559,70 reais;
- do trabalho sem vínculo empregatício, de aluguéis e de royalties que ultrapassem o teto de 6 mil reais no ano, mesmo que não tenham sofrido retenção de IR;
- de dividendos e lucros pagos a partir de 1996, bem como de valores pagos a sócios de PMEs (salvo pró-labore e aluguéis), sempre que o valor anual pago for de, no mínimo, 28.559,70 reais.
Documentos
Segundo o artigo 28, os documentos que subsidiaram a declaração entregue devem ser mantidos por pelo menos 5 anos.
Penalidades
Para entender o que é DIRF e sua importância, é preciso dar uma olhadinha na Instrução Normativa que trata das penalidades aplicadas em caso de erros ou não entrega. A IN 1.757, de 2017, esclarece que os declarantes ficarão sujeitos às penalidades previstas na IN 197, de 2002, em caso de:
- não apresentação da declaração;
- apresentação fora do prazo;
- apresentação com incorreções.
Se os devedores forem órgãos públicos da administração direta, as penalidades serão lançadas no nome do ente da federação correspondente. Se o declarante incorrer em multa, deve primeiramente seguir os passos tradicionais para a entrega da declaração e, em seguida, imprimir e gerar a DARF de multa por entrega em atraso.
A partir dessa remessa, o contribuinte tem até 30 dias para fazer o pagamento devido. Não pagando a multa no prazo, haverá ainda a incidência de juros de mora — baseados na taxa Selic. É isso mesmo: a mão do Fisco pesa. Então fique atento!
Mudanças
Uma novidade da DIRF 2018 se refere às Sociedades em Conta de Participação. A partir de agora, devem ser relacionados todos os beneficiários de valores decorrentes de dividendos e lucros distribuídos pela Sociedade em Conta de Participação, nos termos do inciso IX, artigo 12, da IN 1.757.
Se a empresa tiver informações sobre o valor anual de reembolso das despesas médicas pagas pelo plano de saúde privado dos funcionários (em formato empresarial), é possível declarar os valores em campos correspondentes às despesas efetivadas no ano-calendário.
Gostou deste post sobre o que é DIRF e suas principais particularidades? Que tal então conferir mais dicas sobre esse tema? Baixe o nosso guia de como declarar o Imposto de Renda!
