Planilha de controle financeiro: como usar de maneira eficiente

Você costuma se espantar quando tira um extrato no banco e se depara com uma conta zerada ou com saldo negativo? Já teve que passar metade do mês só com 50 reais no bolso? Não sabe explicar como seu salário simplesmente desaparece em tão pouco tempo? Já usou uma planilha de controle financeiro?

Se você respondeu sim para alguma dessas perguntas, saiba que não está sozinho. Lamentavelmente, estamos falando de uma situação muito comum no Brasil, motivo pelo qual os índices de inadimplência não param de subir. E os grandes vilões por trás desse cenário são a falta de planejamento e também a falta de informações sobre como organizar as finanças pessoais.

Pensando justamente nesse cenário é que resolvemos produzir este post, recheado de dicas para eliminar esses problemas de uma forma simples: com a ajuda de uma planilha de controle financeiro. Confira a seguir!

Entenda o que é uma planilha de controle financeiro

A planilha de controle financeiro é uma ferramenta que ajuda a manter registros sobre gastos e receitas, permitindo uma melhor tomada de decisões, com escolhas mais embasadas no futuro. Nela você pode anotar todas as receitas e despesas que tem ao longo do mês.

A ferramenta coloca de um lado o recebimento da remuneração, de décimo terceiro, bônus, lucros e dividendos, separando tudo isso das despesas, sejam elas correntes ou eventuais, como aluguel, contas de água e luz, conserto do carro, entre inúmeras outras possibilidades.

Mas atenção: lembre-se de que esse é apenas um instrumento! Apesar de todas as vantagens que uma boa planilha ou um aplicativo de celular pode trazer, não podemos deixar de fazer uma advertência: trata-se de um instrumento (muito útil) e não da solução de todos os seus problemas!

Em uma analogia simples, podemos pensar na planilha como um diagnóstico e não como o tratamento de uma doença. Portanto, se esse controle não servir para ajustar seu comportamento, não haverá mudança alguma em sua saúde financeira. É simples: quando não é acompanhada de metas, objetivos e mudança de hábitos, a planilha se torna apenas a documentação de um fracasso.

Em outras palavras, saiba desde já: alimentar fielmente sua planilha de controle financeiro é uma condição necessária sim, mas é insuficiente para, sozinha, melhorar suas finanças. Quer entender melhor?

Escolha sua ferramenta e coloque a mão na massa

Existem na internet diversos modelos prontos de planilha de controle financeiro para você usar no controle dos seus gastos. Não podemos nos esquecer, porém, de que toda e qualquer folha de cálculos disponível na web não passa de uma sugestão baseada nas necessidades, nos desejos e nas possibilidades da maior parte das pessoas. É preciso adaptar!

Assim, se falta alguma categoria que para você é importante, não tenha medo de acrescentá-la. Já se sobram muitas abas que são inúteis para sua realidade, não tenha medo de apagá-las para simplificar a interação com o documento. Tenha em mente que os modelos foram feitos para ajudar e não para atrapalhar.

Se quiser, você pode também começar do zero, fazendo sua própria tabela. Aliás, esse é um ótimo exercício para você compreender como funcionam essas ferramentas e entender melhor como organizar suas despesas e receitas.

Para tanto, você pode usar o famoso Excel, mas também existem outras boas opções, como o Planilhas, do Google, que é uma ferramenta gratuita e funciona inteiramente na nuvem com praticamente os mesmos recursos do software da Microsoft. Escolhido o meio, siga nosso passo a passo!

Comece pelos meses

O controle de gastos mensais é a melhor forma de começar. Por meio dele, você terá uma visão de todos os principais gastos do ano. Esse início é fácil: pule a primeira coluna (A) e escreva os nomes de todos os meses dali para frente.

Detalhe as despesas

Na primeira coluna, liste suas despesas mensais. Comece pelos gastos básicos e mais necessários, sem se esquecer da reserva financeira — mesmo que você ainda não esteja conseguindo guardar.

Some as despesas

A última linha se destina ao total dos gastos. Você pode usar uma fórmula para esse cálculo. É simples:

• digite =SOMA(;

• selecione todas as despesas da coluna a serem somadas;

• feche os parênteses.

Ficaria com algo parecido com isto: =SOMA(B2:B15). Resolveu janeiro? Agora é só copiar e colar essa mesma fórmula nos totais dos meses de fevereiro a dezembro. Aí pronto, o cálculo das despesas será feito automaticamente. Confira um modelo para entender como é simples!

Janeiro	Fevereiro	Março	Abril	…
Aluguel	700	700
Supermercado	600	540
Telefonia	56	56
Internet	85	85
TV por assinatura	60	60
Conta de luz	120	120
Combustível	200	180
Poupança	150	150
Financiamento do carro	480	480
…
…
Total	2451	=soma(C2:C12)

Compare com sua receita

Agora é hora de saber se seus gastos são condizentes com o que você ganha por mês. Para isso, some seu salário com quaisquer outros ganhos que tenha, como aluguéis, rendimentos e horas extras, por exemplo.

Você também pode incluir na sua tabela a soma de suas receitas e automatizar o cálculo. Siga o mesmo padrão das despesas, mas agora detalhando suas receitas e a soma delas. Depois, é só criar uma fórmula para subtrair o total das receitas menos o total das despesas.

Analise seus gastos e defina metas

Agora que você já fez o diagnóstico dos seus gastos com sua planilha de controle financeiro, é hora de avaliá-los para decidir que mudanças precisam ser feitas a fim de alcançar seus objetivos.

Para conquistarmos objetivos financeiros, temos que traçar metas, construindo uma rota entre o lugar em que estamos agora e o lugar a que queremos chegar no futuro. Essas metas podem incluir a diminuição de despesas e a destinação de uma parte do orçamento para a realização de investimentos, por exemplo.

Poupe e invista

Para fazer investimentos, é preciso planejamento e disciplina. O ideal é reservar entre 10% e 30% da sua receita para aplicações. Para dar uma forcinha na hora de poupar, pense no motivo desse investimento e o encare como uma despesa recorrente, que não deve deixar de ser paga.

Estabeleça prioridades

Feita uma análise profunda das suas finanças e definidas metas, você precisa estabelecer prioridades de consumo. Não tem jeito: o dinheiro sempre será curto para comprar tudo o que deseja.

Por isso, é essencial colocar seus gastos em uma lista, seguindo uma ordem de prioridade. Essa lista deve ser constantemente atualizada de acordo com suas necessidades, que também são mutáveis.

Tenha em mente que prioridade é aquilo que não pode deixar de ser pago de forma alguma, ok? E isso inclui itens básicos, como moradia, alimentação e transporte.

Aprenda a se motivar

Muitas vezes, passamos o dia inteiro na frente do computador, conferindo dados, organizando documentos e prestando contas.

Por isso, a última coisa que queremos fazer quando chegamos em casa é olhar para uma tabela com uma infinidade de números a analisar, atualizar, completar… Por essas e outras, manter a planilha de controle financeiro atualizada é uma atividade que demanda disciplina e motivação.

Você precisa anotar nesse documento até mesmo os pequenos gastos diários, uma vez que, somados, eles podem corresponder a uma parcela grande do seu orçamento.

Mercado, padaria, posto de gasolina, lanche, restaurante, bar: tudo deve ser contabilizado, independentemente de você ter pago em dinheiro ou no cartão de crédito.

Uma boa dica para se manter motivado em meio a toda essa trabalheira é pensar nos benefícios que pretende atingir com uma organização financeira maior, como economizar para fazer a tão sonhada primeira viagem internacional, pagar aquele curso que você sempre quis fazer ou começar seu próprio negócio.

Fique de olho no planejamento

Como já tivemos a oportunidade de ressaltar, o planejamento financeiro é o grande aliado da planilha de controle. Sem planejamento, esse registro não surte nenhum efeito. E sem esse gerenciamento, o planejamento é um tiro no escuro.

Assim, separe um tempinho na semana e no mês para verificar seus gastos, avaliando se tem conseguido cumprir as metas e se é preciso fazer ajustes.

Aprenda a lidar com o cartão de crédito

Ao contrário do que muitas pessoas imaginam, o cartão de crédito não é um vilão, assim como nem toda dívida é ruim. Cada nova parcela deve ser somada ao valor da fatura anterior e o pagamento total não deve ultrapassar os limites estabelecidos para os gastos.

O valor que consta na fatura do cartão de crédito não pode ser uma surpresa. O ideal é que esse valor seja planejado, fruto de deliberação e nunca do consumo impulsivo.

Prepare-se para emergências

A probabilidade do seu carro enguiçar ou de precisar fazer um tratamento de canal no dente pode até ser pequena, entretanto, dificilmente passamos um mês inteiro sem um imprevisto que exija um desembolso imediato. Por isso, é bom fazer uma pequena reserva mensal para esse tipo de gasto.

Além disso, você pode também contratar um seguro para proteger aqueles bens mais importantes e mais caros, que têm um grande potencial lesivo contra o orçamento — como é o caso do imóvel e do carro, além da sua própria saúde.

Mantenha a planilha atualizada

A essa altura, ficou claro que a atualização periódica da planilha de controle financeiro é uma providência muito importante dentro do processo de organização financeira, certo? Isso permite a identificação precisa de onde está gastando seu dinheiro, podendo reorganizar sua lista de prioridades com muito mais facilidade.

No entanto, a planilha é um ponto de partida e não um ponto de chegada dentro do espectro mais amplo que é o planejamento financeiro. Trata-se de um passo importante que viabiliza o autoconhecimento, principalmente no que diz respeito aos gastos. No entanto, se você não faz nada para mudar esse quadro, tudo continuará como sempre foi e nenhuma mudança efetiva será implementada.

E aí, gostou do nosso post e quer se aprofundar no assunto? Baixe agora mesmo nossa planilha de orçamento pessoal e dê o primeiro passo rumo a um planejamento financeiro impecável!