O que é DIRF? Entenda de uma vez por todas

Saber o que é DIRF, e até quando ela deve ser enviada é um conhecimento que todo gestor ou administrador deve possuir.

Trata-se de uma obrigação acessória das empresas, cujo corpo carrega uma série de informações de cunho tributário a serem remetidas à Receita Federal anualmente. A companhia preenche um formulário eletrônico em um sistema próprio do órgão e transmite a declaração contendo tais informações.

Nosso objetivo com este post é apresentar o conceito de DIRF, bem como as principais questões que você deve saber sobre essa obrigação acessória. Confira tudo sobre o assunto e evite cair na malha fina por desconhecimento das regras!

O que é DIRF?

Trata-se de uma declaração que todas as empresas devem apresentar à Receita Federal do Brasil (RFB), independentemente da forma de apuração do referido tributo. Ela carrega consigo os dados relativos às retenções, aos pagamentos e créditos do Imposto de Renda retido na fonte.

Por ser considerada uma obrigação acessória, a empresa que não enviar a DIRF até o prazo previsto pela legislação pode sofrer multas e demais sanções a serem aplicadas pela Receita — falaremos sobre elas mais para frente.

Os dados informados na DIRF são minuciosamente cruzados com as informações contidas nas declarações do Imposto de Renda e de ajuste anual das pessoas físicas. O objetivo dessa relação é detectar inconsistências entre os dados informados nos referidos arquivos com as informações transmitidas pela empresa a partir da DIRF.

Encontrando disparidades, a Receita Federal convoca o contribuinte para prestar esclarecimentos e resolver qualquer que seja a pendência, que pode estar no documento ou na declaração do IR enviada ao órgão. Isso ajuda a reforçar a importância de guardar tudo o que se refere à sua declaração.

Mas DIRPF e DIRF não são a mesma coisa?

A quantidade de pessoas que confunde o que é DIRF com o que é DIRPF é tão grande que até a própria Receita Federal faz um alerta nas páginas de orientações sobre a DIRF, dizendo para o contribuinte não confundir essa declaração com a do Imposto de Renda da Pessoa Física (DIRPF).

Para não deixar dúvidas sobre essa diferenciação, explicamos melhor: a Declaração do Imposto de Renda retido na Fonte (DIRF) é a declaração feita pela fonte pagadora, que informa ao Fisco todos os valores transacionados que resultaram em contribuições ou IR retido na fonte, rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários.

É a declaração da empresa, que será posteriormente confrontada com a DIRPF dos funcionários, no intuito de conferir se há inconsistências em algum dos arquivos.

Quem deve enviar a DIRF?

A obrigação acessória atinge todas as empresas que, no ano-calendário anterior, pagaram rendimentos em que houve a incidência do IRRF, mesmo que isso tenha acontecido em um único mês. As empresas tributadas pelo Simples Nacional também são obrigadas a enviar a declaração.

A obrigatoriedade se estende àqueles negócios que efetuaram remessa, crédito ou pagamento em âmbito internacional de valores referentes a aplicações financeiras, juros sobre o capital próprio, aluguéis, royalties, fretes internacionais, previdência privada, entre outros.

Quando a declaração deve ser enviada?

Geralmente, o prazo de entrega dessa obrigação se dá entre o 15° e o último dia útil do mês de fevereiro. Essa data é regulada por meio de instruções normativas ou alterada por medidas provisórias. No ano de 2017, por exemplo, foi fixado o dia 15 de fevereiro como data limite para o envio.

No entanto, esse deadline foi alterado por problemas no sistema, passando para o dia 27 do mesmo mês. Já o prazo para a entrega da DIRF 2018 (ano-calendário 2017) foi até as 23h59 do dia 28 de fevereiro.

Como você pode perceber, não há um dia específico, como acontece com outras declarações. E é exatamente por isso que é essencial ficar sempre atento às notícias sobre o assunto dentro do mês de envio da obrigação acessória em questão.

Como a DIRF é elaborada e transmitida?

A DIRF é preenchida em um sistema próprio da Receita Federal, o chamado Programa Gerador de Declarações (PGD). Anualmente, esse sistema é atualizado pelo órgão e disponibilizado gratuitamente aos contribuintes.

Voltando à data limite para envio da declaração, é justamente a disponibilização desse sistema o maior fator causador das prorrogações de prazo pelo governo.

Quando o PGD não é disponibilizado a tempo, acaba sendo necessário oferecer um período maior para que as empresas façam o download, preencham e transmitam a declaração.

Outro ponto importante sobre a elaboração e o envio da DIRF diz respeito à assinatura do documento. Por se tratar de uma declaração 100% eletrônica, é necessária a utilização de um certificado digital para dar veracidade, validade jurídica, confiabilidade e segurança aos dados que estão sendo transmitidos à Receita Federal.

O que deve ser preenchido?

Muita gente sabe o que é DIRF, mas não sabe direito como preencher os dados solicitados. Na prática, além das informações gerais sobre o contribuinte responsável pelo preenchimento e envio, devem ser informados na declaração:

• os valores retidos na fonte em reais, devidamente fracionados em centavos, sendo discriminados por mês de pagamento e pelos seus respectivos códigos de receita;

• todos os rendimentos tributáveis ou isentos de declaração obrigatória que foram pagos ou creditados dentro do país;

• os rendimentos que foram pagos, entregues, creditados, empregados ou remetidos a residentes ou domiciliados no exterior;

• dados dos beneficiários, pessoas físicas e jurídicas;

• informações sobre plano de saúde empresarial, contendo o CNPJ da operadora e o CPF dos beneficiários e de seus dependentes, bem como o valor da participação do plano e eventuais reembolsos recebidos.

Deve-se iniciar o preenchimento da DIRF indicando cada um dos beneficiários, com seus respectivos CPFs ou CNPJs. Em seguida, é preciso informar quanto cada um recebeu, o mês de pagamento e o respectivo código da transação.

O mais importante é ficar atento aos critérios de declaração para não declarar desnecessariamente ou, pior que isso, deixar de declarar. Fique de olho nos seguintes pontos:

• todos os funcionários que receberam em 2017 pelo menos 28.559,70 reais devem figurar na declaração;

• se os colaboradores sofreram quaisquer tipos de retenções de tributos, ainda que isso tenha acontecido em um único mês, será preciso declarar todos os meses;

• profissionais que receberam recursos a título de aposentadoria, pagos com isenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), referentes a acidente em serviço ou doença devidamente documentada por laudo pericial, também devem estar presentes na declaração;

• funcionários que receberam dividendos ou lucros também precisam ser relacionados nas fichas da DIRF.

Outra questão importante é que, se a empresa tiver matriz e filial, todos os dados de ambas devem estar contidos em um único formulário eletrônico, sendo que cabe à matriz remeter os registros à Receita Federal.

A DIRF pode ser retificada?

A DIRF pode sim ser retificada! O documento retificador deve conter todas as informações existentes na declaração original, com as devidas alterações, exclusões ou adições, conforme o caso. Essa nova declaração substituirá integralmente a que foi enviada antes.

O que acontece se a DIRF não for entregue?

Você pode até não compreender muito bem o que é DIRF, mas deve desconfiar que, assim como a Declaração de Ajuste Anual do Imposto de Renda sobre a Pessoa Física, o não cumprimento dos prazos do Fisco pode causar uma enorme dor de cabeça.

Como mencionamos, a DIRF é uma obrigação acessória. Dessa forma, a empresa que não cumpre com a determinação, que transmite os dados fora do prazo ou que incorre em erros e omissões sem retificar a declaração sofrerá multas e sanções, nos termos da Instrução Normativa SRF 197, de 2002:

• em caso de não apresentação da declaração dentro do prazo, haverá a aplicação de multa de 2% por mês ou fração, incidentes sobre o valor dos tributos e contribuições informados na declaração, ainda que totalmente pagos, respeitado o limite de 20%;

• cobrança de 20 reais por grupo de 10 incorreções ou omissões detectadas;

• a multa mínima a ser aplicada é de 200 reais para pessoas físicas, jurídicas inativas ou optantes pelo Simples Nacional, e de 500 reais para os demais casos.

Vale lembrar que essa multa é reduzida em 50% quando a DIRF for apresentada após o prazo, mas antes do início de qualquer procedimento administrativo de cobrança, e em 25%, caso a declaração seja apresentada dentro do prazo determinado em intimação.

Para efeito de penalidade, são consideradas não entregues todas as declarações fora das especificações técnicas fixadas pela Secretaria da Receita Federal (SRF). Nesse caso, o contribuinte será intimado a apresentar a declaração correta em 10 dias, sob pena de aplicação das multas que acabamos de citar.

O que deve ser observado após o envio da DIRF?

Saber o que é DIRF se limita apenas a entender o que fazer para enviar a declaração, certo? Errado! A obrigação do contribuinte não termina após a remessa desse arquivo eletrônico.

Depois de realizados todos os procedimentos descritos até aqui, é preciso entregar a relação de rendimentos aos colaboradores que obtiveram renda igual ou superior ao patamar exigido pelo Fisco, bem como a relação dos valores pagos individualmente a título de contribuição à previdência social e a planos de saúde.

Como os funcionários usarão esse documento para preencher sua declaração do IR, é extremamente importante que ele reflita exatamente o que foi informado na DIRF para não dar margem a divergências.

Nos casos em que não houver vínculo empregatício, além das informações de aluguéis e royalties, a empresa deve informar todas as transações incluídas na DIRF que tiveram valores acima de 6 mil reais, mesmo que não exista retenção de imposto.

E em 2018?

As regras para a DIRF 2018 foram publicadas em novembro de 2017, por meio da Instrução Normativa RFB 1.757. Acompanhe algumas informações importantes para o contribuinte!

Alvos

De acordo com o artigo 2º da Instrução Normativa citada, são obrigadas a apresentar a DIRF 2018 as pessoas jurídicas de direito público e privado, filiais/sucursais de pessoas jurídicas sediadas no exterior, associações e organizações sindicais, condomínios, administradoras/clubes de investimento, titulares de serviços notariais de registro e órgãos gestores de mão de obra em portos.

Limites

Segundo o artigo 12, as pessoas jurídicas que deverão apresentar a DIRF 2018 precisam informar todos os beneficiários de rendimentos:

• do trabalho assalariado, quando o valor pago durante o ano foi de, no mínimo, 28.559,70 reais;

• do trabalho sem vínculo empregatício, de aluguéis e de royalties que ultrapassem o teto de 6 mil reais no ano, mesmo que não tenham sofrido retenção de IR;

• de dividendos e lucros pagos a partir de 1996, bem como de valores pagos a sócios de PMEs (salvo pró-labore e aluguéis), sempre que o valor anual pago for de, no mínimo, 28.559,70 reais.

Documentos

Segundo o artigo 28, os documentos que subsidiaram a declaração entregue devem ser mantidos por pelo menos 5 anos.

Penalidades

Para entender o que é DIRF e sua importância, é preciso dar uma olhadinha na Instrução Normativa que trata das penalidades aplicadas em caso de erros ou não entrega. A IN 1.757, de 2017, esclarece que os declarantes ficarão sujeitos às penalidades previstas na IN 197, de 2002, em caso de:

• não apresentação da declaração;

• apresentação fora do prazo;

• apresentação com incorreções.

Se os devedores forem órgãos públicos da administração direta, as penalidades serão lançadas no nome do ente da federação correspondente. Se o declarante incorrer em multa, deve primeiramente seguir os passos tradicionais para a entrega da declaração e, em seguida, imprimir e gerar a DARF de multa por entrega em atraso.

A partir dessa remessa, o contribuinte tem até 30 dias para fazer o pagamento devido. Não pagando a multa no prazo, haverá ainda a incidência de juros de mora — baseados na taxa Selic. É isso mesmo: a mão do Fisco é pesada. Então fique atento!

Mudanças

Uma novidade da DIRF 2018 se refere às Sociedades em Conta de Participação. A partir de agora, devem ser relacionados todos os beneficiários de valores decorrentes de dividendos e lucros distribuídos pela Sociedade em Conta de Participação, nos termos do inciso IX, artigo 12, da IN 1.757.

Se a empresa tiver informações sobre o valor anual de reembolso das despesas médicas pagas pelo plano de saúde privado oferecido aos funcionários (em formato empresarial), é possível declarar os valores em campos correspondentes às despesas efetivadas no ano-calendário.

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